文件审查流程：使用指南
当您正在处理一个项目并且必须进行文档审查时，您可能会对这个过程到底涉及什么、谁是利益相关者以及审查过程的结果可能是什么感到困惑。在这篇博客文章中，让我们简单介绍一下文档审核过程及其对高质量内容的活力。
文件审查的定义
文件审查是文件经过一个或多个阶段的审查和审阅者并在文件中修改反馈的过程。文件审查过程的结果是提高了文件的准确性和质量。
文档审查是有关最终用户文档的最耗时的活动之一。它需要高度集中注意力，因为它不像通读文档并发现语法错误或拼写错误那么简单。
事实上，它比这复杂得多，需要仔细检查每个单词、标题、句子和段落，以确保信息中不存在逻辑不一致或空白。您需要了解文档的结构，确定主要受众，评估其可读性，确定任何被截断的句子或应该扩展的部分等。
文件审查的不同阶段
同行评审
– 该文件由与该文件核心内容相关的人员进行审查
编辑点评
– 该文档由资深作者审阅，或由编辑审阅文档的整体质量
利益相关者审查
– 该文档由主题专家或最终用户审核
合规审查
– 如果文件必须遵守行业、管理机构或公司制定的法规和合规性，则该文件也将接受此审查。
文件审查的目的
当您进行文档审查时，您需要做的第一件事是确定或了解审查的目的。这将决定您在审核期间评估文档的标准以及审核的时间长度。
例如，假设您正在审查内部员工培训文档。在这种情况下，您的主要目标将是确保文档准确，并且信息以员工易于理解和访问的方式呈现。文件的结果应该是员工在阅读文件后充分了解上下文。
另一方面，如果您正在进行用户手动审核，您的主要目标将是确保文档向最终用户传达有关产品或服务的准确、完整和一致的信息。
例如，假设您正在编写 HR 门户的用户手册。您正在查看一篇有关用户如何重置登录密码的文章。在这种情况下，您需要确保文章包含登录屏幕、重置密码按钮以及启动重置后会发生什么的完整应用程序流程。另外，您必须确保文章中业务术语的一致性。
谁进行文件审查？
文件审查主要由多个审阅者完成，有时由单个审阅者完成。审阅者可以是内部审阅者，也可以是独立聘请的审阅者。就文档审查涉及的人员而言，他们可以是其他作者、主题专家 (SME)、编辑、SEO 人员或与该文档相关的任何人。
主题专家评审
主题专家 (SME) 可以是开发人员、工程师、支持经理、分析师等中的任何人，他们对文档的核心概念有全面的了解。
例如，在 SaaS 公司中，开发人员可以被视为主题专家，因为他们开发了技术作家记录的功能。
中小企业在审查过程中的作用至关重要，因为他们会找出文件中的所有技术差距和不一致之处。与从事同一产品的技术人员相比，文档编写者并不总是是某个功能的技术细节方面的专家。因此，主题专家和技术作家应该在技术文档或产品文档方面携手合作。
在文档审查期间要寻找什么
在进行文档审查时，您需要考虑几个因素，包括写作质量、文档结构、提供的上下文、内容流程以及文档的可读性级别。
让我们详细讨论这些方面。
写作质量——无论您是在审阅用户手册还是培训文档，在进行审阅时首先要考虑的就是写作质量。您必须确保文档没有语法、标点符号和拼写错误。如果文档中充满了此类错误，则会对您的组织产生不良影响，特别是如果它是面向客户的最终用户文档。帮助您进行审查的一项建议是强制执行自定义或可用的文档样式指南。在一定程度上还可以使用Grammarly等第三方语法检查工具。
文档的结构——文档的结构是指信息的组织方式。如果文档有目录，您必须检查目录并记下任何不一致的地方。如果文档没有目录，您必须确定主要部分并提供每个部分的摘要。强烈建议使用标题标签（H1、H2、H3…）。此外，文档应遵循一套文档模式，最常见的是引言-问题陈述-解决方案-结论-参考文献。
例如， Baklib 编辑器（Markdown 和 WYSIWYG）允许您在文章中添加标题标签，例如 H2、H3 和 H4。该平台还能够根据文章中提供的标题标签自动生成目录 (TOC)。
绝对信息——您还必须在审查过程中查找文档中提供的信息量。所有相关和必要的领域、解释和上下文都应包含充足的示例和视觉表示（如果相关）。
例如，在产品比较文档中，解释 ERP 平台中各种产品之间差异的表格应该有足够的细节，以使读者了解差异并深入了解每个产品的独特销售主张（USP）。
句子的流畅性——你还需要寻找句子的流畅性。换句话说，您需要确保每个句子都能轻松地衔接到下一个句子，并且没有唐突或被截断的句子。如果一个句子在一个想法中间突然结束，这会让读者感到困惑。同时，你还必须注意保持句子简洁完整。
文档的可读级别- 您还需要查看文档的可读级别。这意味着您需要根据 Flesch Reading Ease 分数来评估文档。分数越低，文档越难阅读。许多 CMS（内容管理系统）平台提供了一个选项或集成来衡量文档的可读性。
例如， Baklib 提供了健康检查指标功能，作者可以深入了解文章的 SEO 健康状况和可读性指标。此功能评估句子/段落长度、副标题分布和可读性得分等指标。
决定是否进行同行评审
在进行文档评审时，您还必须决定是否进行同行评审。换句话说，您必须选择是否让独立或内部团队审阅者对文档进行校对。
在决定是否进行同行评审时，最好考虑几个因素，包括文档的性质、大小和重要性。
如果文档非常重要，那么花额外的钱聘请独立审阅者是值得的。您还可以决定对文档的不同方面进行内部同行评审。
如何进行文件审查
如果您决定聘请独立审阅者对您的文档进行同行审阅，则必须公平、透明地进行。您必须提供有关需要审核哪些内容以及审核过程中应该做什么的详细说明。您还可以提供以前审阅的反馈，让审阅者清楚地了解在审阅过程中需要做什么。
在雇用审阅者之前，您必须清楚地了解审阅者的可交付成果。您还必须同意条款和审核完成的时间表。如果您对审核的目的以及用于评估审核的标准也保持透明，那就最好了。
如果您决定进行内部审核，您可以应用类似的标准，但您可以添加多个级别的审核，并根据需要包括多名人员。这将反映在审查中是最佳的，并保证您获得高质量的文档。
创建自定义工作流程以促进同行评审
在 Baklib，我们的所有文档在发布前都会经过 5 级同行评审。
草稿——基于风格指南的自我审查
L1 评审 – 同行作家评审
L2 审核 – 工程团队审核
L3 评审 – 编辑评审
L4审核——SEO方面和人员审核
发布
我们使用 Baklib 产品中的“工作流程”功能来帮助我们管理同行评审流程。这使我们能够添加多个级别的审核、分配审核者、记录反馈、设置截止日期并跟踪修订。审核的不同阶段也可以由 Baklib 项目所有者或管理员自定义设置。
想了解 Baklib 的工作流程功能如何帮助简化流程？看看下面的视频：
作者/文档撰写者起草文章后，他们会使用“工作流程分配”选项中的分配功能，为每个审阅阶段在 Baklib 中分配不同的用户帐户。
此外，他们还可以为每次审核设置截止日期。这将触发向受让人/同行评审者发出通知，其中包含有关文章名称、受让人和截止日期的信息。
然后，同行评审员评审文章的特定方面，例如语法或技术细节。审阅完成后，同行审阅者可以在“工作流程状态”部分添加文章的评论，或使用文章设置中的“讨论”板。
这有助于我们保留文章经过的同行评审以及从这些评审中收到的评论/反馈的记录。
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文件审查过程的重要性与内容本身的起草同等重要。有时具体文件缺乏新的视角。文档审查过程确保如果文档需要保留在样式指南的范围内，也会发生这种情况。文件审查也很重要，因为它可以帮助提高最终产品的质量。如果事先对文档进行了审查和编辑，那么遗漏小错误并进入最终产品的可能性就会降低。
此外，考虑到技术文件的未来及其可持续性，使用文件审查过程获得的文件质量非常重要。随着语音助手等人工智能在客户服务中的渗透，高质量的支持文档在满足客户需求和查询时可以产生巨大的变化。
最后的想法是，文件审查流程和促进审查的框架是无可挑剔的。