QM模块被包含于采购过程的下列决策制定阶段：查询、供应商选择、采购订单、货物订单、收货、收到检查和收货数量的下达。
供应商下达
质量部门为一种被指定的物料下达一个供应商，它可以限制或限定下达的数量。如果供应商一直有严重的质量问题，则质量部门可以冻结由此供应商供应的特定物料的查询、采购订单或收货。
查询
供应商作为查询的一种补充，可以自动接收由质量部门定义的物料技术性交货条款。如果物料必须由质量部门下达，则会相应地通知采购经销商。
供应商选择
物料管理（MM）模块通知采购经销商有关供应商的可靠性和价格习性，QM模块提供关于早先交货货物的质量和供应商的质量管理系统的信息。为此目的，系统具 有为供应商评估而自动更新的汇总质量记分。在许多工业企业中，供应商必须维护符合被认同的标准（例如，ISO9003）和被信用组织证明了的质量管理系 统。QM模块允许定义所需的质量管理系统，观测并评估供应商现有质量管理系统和比较供应商。
采购订单
当采购订单被发出时，必须由质量部门下达供应商来交付有问题的物料（如果此要求被指定）。供应关系的下达必须被限制在一个指定期限的时间和一个指定的数量 中。通过采购订单，供应商自动接收有关最近技术性交货条款和当前有效质量保证协议的信息，并有义务在交货中交付一份质量证书。
在供应商前提下的检验
有时候，在供应商前提下的检验会取代收货检验。在那样的情况下，系统允许用户监测计划的交货日期并及时为收到日期创建检验批量。
收货
如果对一种物料要求证书，则证书必须在接收货物前可用。可以对每一个单独的采购订单项目、批次或收货要求证书。一般来说，收到货物的数量被过帐到收货检验 的持续期的检验库存中。这种库存属于类别“不可用”。它在检验批量处理的范围内被单独管理并且不能通过使用物料管理功能使它被单独过帐。物料需求计划 （MRP）部门也要考虑到收货检验的持续期。
检验并下达收货批量
检验批量处理在收货时被自动触发。除了收货凭证之外，系统也创建一个检验批量记录。此外，它选择一个合适的检验计划并为所有基于质量级别的检验特性决定样本的大小。此时，检验可被初始化，并且必需的凭证，例如样本绘图指令和检验指令等可以被打印出来。
质量检验
当在QM模块中处理一个检验批量时，检验者必须对被检验的货物做出一个使用决策，在特殊情况下，如果用户有权限做出撤消，则检验批量数量可以被事先从检验库存中撤消。一般来说，在同使用决策连接时，库存过帐发生在检验完成之后。
使用决策
在检验完成后，被接受的检验批量数量被过帐到非限制使用库存。对于被拒收的数量可以有一个特殊的过帐。当收货数量被下达时，QM模块不再有管理库存的责 任。系统通过使用决策来更新质量级别并使检验批量质量记分可被用于供应商评估。它也更新与物料和供应商相关的质量信息记录中的所有数据。例如，一旦检验批 量被接受则供应关系状况被从原型交货改变为生产交货。
后继行为
在做出使用决策后，系统可能触发一个附加系列的被单独设计的后继行为，例如，如果接收了有缺陷的货物，将会通过一封索赔信或一份系统支持的质量通知单来通知供应商。
供应关系的状态
QM模块监测供应关系如何被下达，用户可以定义某种状态，例如原型、初始系列或生产系列。这些状态代表了一个供应商的物料交货必须依次通过的阶段。然后系统创建具有符合供应关系状态的检验批量类型的检验批量，并在使用决策的基础上自动更新状态。