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RPA的总成本和总收益分析

news 来源：原创 2024/5/19 0:00:58

随着全球数字化经济的快速发展，数字化转型已成为组织的首要任务，在这一过程中，RPA与AI为企业带来了变革的力量，它们改变了组织的工作方式，优化了运营成本并提高了工作效率。

既然企业决定开始自己的自动化之旅，那么领导者的头脑中就要形成一套有关RPA的成本和收益分析模型，以帮助其在项目实施过程中能清醒地认识应该以何种方式降低RPA的投入成本，以何种方式提高RPA的价值收益，来不断调整和优化企业的自动化战略方向。

在本篇文章中，我们来讲讲如何定量的方式来帮助企业建立一种ROI衡量的标尺。

一、总成本分析

企业在RPA旅程中所投入的总成本，可以分为以下三个阶段、7个组成部分。

RPA部署之前阶段的成本投入，包括：

① RPA 或其他相关软件的许可证购买成本；②服务器、PC、操作系统、数据库等基础实施投资成本；③附加解决方案的投入成本，即由于引入RPA 而对其他系统带来的适应性改造或集成工作所带来的成本。

RPA部署阶段的成本投入，包括：

④对 RPA 流程的评估、优化、改进等咨询服务成本；⑤ RPA 流程的设计、开发、测试等实施成本。

RPA部署之后阶段的成本投入，包括：

⑥ RPA 流程的监控维护以及技术支持相关的投入成本；⑦培训、宣传、推广和变更管理所带来的成本。

每家企业对以上7项成本的投入方式不尽相同，企业可依据自身的能力情况做出不同的选择。基础能力较强的企业，可以由内部的企业员工来负责完成其中的部分，如由流程管理或精益流程的相关部门负责第④和⑦项内容，由IT 团队或流程IT 团队来完成第③、⑤和⑥项内容。

如果企业已经具备了传统IT 项目服务的基础能力，但尚缺乏RPA 的相关经验和能力，便可以借助于第三方的力量来补足自身的短板。例如，如果团队缺乏流程梳理、分析和优化的能力，则可以聘请外部的咨询服务商来帮助企业完成第④和⑦项工作；如果团队缺乏RPA 的实施能力，则可以聘请外部的系统集成服务提供商或专业的RPA 服务提供商来协助完成第③和⑤项内容。

不管企业在RPA 旅程中使用的是内部资源还是外部资源，本质上都会产生相应的成本，只是成本的计量方式存在差异。

2019年调研机构收集并归纳分析了企业在RPA旅程中所投入的总成本占比情况，如下图所示。

RPA 旅程中的总成本分布

其中，第⑤项RPA 实施成本在投入总成本中占比最大，达到50%。所以，在本章的后续小节中，我们会重点讲述RPA的实施过程以及如何管理和提升机器人的开发效率，这些内容都有助于降低RPA 的实施成本。

其次，第①项软件许可证的成本占比23%。由于目前全球主流的RPA软件都是采用SaaS软件的计费方式，即按照时间周期、按照软件中的组件类型来收取服务费，所以如何提升机器人的运行效率就变得十分重要。

接下来的总成本占比顺序是第⑥项运维服务和第⑦项推广和培训，各占总成本的7%；第④项咨询服务占总成本的5%；第②项基础设施和第③项附加方案，各自占比4%。后续，对机器人扩展性管理、卓越中心和生态体系的介绍都将有助于降低这些类别的投入成本。

二、总收益分析

我们在1.3节已经对RPA的业务价值有了初步的归纳总结。在本节中，我们将用定量的方式来衡量RPA为企业带来的总收益。

Forrester调研分析结果，以那些已经实施了RPA 的企业的三年总收益作为衡量基准，将各项收益转换为财务指标后，主要可以分为以下4项，如下图所示。

RPA为企业带来的总收益分布

（1）由于RPA加速了企业的整体数字化转型进程而带来的收益RPA 加速了企业原有信息化系统的处理过程，提高了供应链上下游以及企业内外部的信息沟通效率，也就相当于加速了原有产品或服务的运营效率。企业便有机会推出更多的新产品和新服务。新老产品都将为企业带来更高的营业收入和附加利润。这部分收益平均占到整体收益的8%左右。

（2） RPA 帮助企业节省合规和审计成本。RPA有助于减少企业中原有作业中的人为操作错误，规避了可能出现的合规风险，相应地同步减少了企业合规审查和审计工作的处理工作量。例如在某企业中，每年需要花费所有审计人员总共80000小时来执行各种合规和审计相关的工作任务，通过三年的RPA 实施，每年可节省36000小时，从原来的38个FTE减少为目前的21个FTE。这部分收益平均占整体收益的20%左右。

（3） RPA 为企业带来人力投入成本的节省。这是RPA 为企业带来的最大，也是最明显的一部分收益。RPA替代了人类员工的手工操作，直接节省的人工成本可以通过人工工时进行衡量。另外RPA还避免了由于企业业务扩展而需要雇用新员工的人力成本。RPA变成了一种对人力资源的替代性采购策略，将人的采购成本替代为RPA的采购成本，同时同步节省了人力资源部门大量的招聘和入职流程工作内容。这部分收益平均占整体收益的63%左右。

（4） RPA可避免企业中的数据错误，并节省需要人工弥补这些错误而带来的额外劳动成本。在使用RPA 之前，企业不同应用系统之间、应用系统与员工手工保存的数据之间经常存在着不匹配的情况。员工必须通过手动验证来解决业务处理中的这些细节问题，这通常是一个耗时耗力的过程。使用RPA之后，机器人可以不断搜索系统记录中的错误类型，基于已定义的校验规则调整这些错误数据，并自动通知人类员工来完成数据的修复。例如某企业在采用RPA 之前的某类型业务的数据错误率和拒收率是80%，使用RPA之后，第一年降低为50%，再经过不断优化调整之后，第二年和第三年降低为5%。这部分收益平均占整体收益的9%左右。

三、总成本和总收益的估算方法

通常在现实情况中，企业管理者很难完整地拿到成本的7项数据指标和收益的4项数据指标。为了在RPA项目初期就能相对准确地估算出总成本和总收益的具体数值，我们可以采用反向计算的方法。

例如，当我们评估出某个RPA项目的实施费用时，就可以按照比例反向计算可能投入的总成本，即用实施费用除以50%。又例如，当计算出某RPA项目所节省的人力成本为100万元时，便可以估算出其为企业带来的总收益为159万元，即100除以63%。以上只是依据行业调研和分析数据做出的判断，当然每家企业的运营情况存在差异，国内企业和国外企业的成本和收益模型也存在差异，计算方法也就不能一概而论。

但是，当企业无法及时准确地收集到自身的成本和收益数据时，这种以Benchmark（基准值）为基础数据的计算方法就成为RPA项目ROI分析的一种常见方法。

本文节选自《RPA：流程自动化引领的数字劳动力革命》，经出版方授权发布

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