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如何创建和编写项目管理计划?

如何创建项目管理计划?项目管理计划不仅定义了项目的交付时间,还定义了交付方式。如果一个文件只包含将要做什么和何时完成,那么它就不是一个真正的项目管理计划。
这可能会令人困惑,因为有许多解释者关于如何创建项目管理计划或遗漏关键组件的项目计划。完整的项目管理计划必须包括有关如何执行、监控和控制项目的指南。根据项目管理协会的说法,它应该回答下面列出的所有问题:
1、什么是要做?
2、什么时候会发生?
3、它要花多少钱?
4、谁来做?
5、作为努力的结果,将交付哪些产品或服务?
6、开发者和用户的责任是什么?
7、谁负责验收完成的产品?
8、什么决定了任务的完成?
9、将采用什么机制来正式处理机制?
10、如何衡量实际进展?

 

 

一、如何编写项目管理计划

您的计划的创建应该从项目管理计划模板开始。计划中包含的长度和详细程度取决于您的组织和项目。许多公司已经有一个他们喜欢使用的内部模板,它概述了他们需要的信息级别。计划应始终以标题页、版本历史和目录开头。一个强有力的项目管理计划将包括以下所有信息:
1、项目范围基线和范围管理计划
2、项目进度基准和进度管理计划
3、项目成本基准和成本管理计划
4、人力资源管理计划
5、通讯管理计划
6、风险管理计划

根据项目的不同,还可能有额外的补充计划,例如:

1、问题管理计划
2、质量管理计划
3、采购管理计划
4、需求管理计划
5、配置管理计划
6、过程管理计划
7、变更管理计划
8、利益相关者管理计划
9、培训计划

该计划的附录还可能包括:

1、计划的批准商业案例
2、批准的项目章程
3、关键术语和首字母缩略词
4、任何其他相关信息,例如:
5、工作陈述
6、客户需求文档
7、RACI(责任矩阵)
8、利益相关者管理计划

二、如何制定项目管理计划

显然,很多信息都用于创建项目管理计划。有理由想知道项目经理是如何将这一切整合在一起的。首先,您应该知道项目计划通常被认为是“活的”文件。这意味着随着项目的成熟和/或您发现需要更改计划的新信息,预计它们将被更新和更改。其次,制定一个可靠的项目管理计划需要时间和精力。您可以按照以下步骤尽可能高效地执行此操作:

第1步:与项目利益相关者会面

即使项目利益相关者已经在其他文档中确定,例如商业案例或项目章程,检查列表并确保其仍然准确也很重要。然后,与所有项目利益相关者会面,讨论项目目标和范围。这可以确保每个人都在同一页面上,尤其是在假设、约束和预期结果方面。与利益相关者讨论规划过程,并确保他们承诺帮助该过程。

第2步:定义关键项目角色

应要求所有关键利益相关者为与他们相关的项目部分提供输入。为了处理这个问题,重要的是定义哪些利益相关者参与了项目的每个领域。这通常是利益相关者管理计划的一部分,甚至是沟通管理计划的一部分。相关利益相关者包括项目发起人、团队成员、最终用户和任何其他直接参与的人员,例如业务专家、审计员或质量测试员。

第3步:召开启动会议

启动会议将利益相关者聚集在一起讨论项目并启动规划。在启动会议期间通常讨论的一些主题是:
1、项目的商业案例
2、项目的预期成果和收益
3、利益相关者的角色和责任
4、沟通和报告信息(项目会议的频率等)
5、完成项目计划的时间表和流程

第4步:制定项目基线

此时,您应该准备好制定基线范围、时间表和预算。通常最容易从范围开始,然后完成计划,最后以预算基准结束。但是,这三者是相互依赖的,因此请注意,对其中一个的任何更改都可能会影响另外两个。

第5步:创建基线管理计划

创建基线后,您需要制定管理它们的计划。这包括针对它们进行报告、监控和管理差异,以及概述需要更新基线的情况。

第6步:创建其他管理计划

如您所知,计划是项目经理角色的重要组成部分。你的计划越强,你的项目就越有可能成功。因此,仅仅计划如何管理基线是不够的。还应制定计划来管理项目的所有其他重要方面或输入。如前所述,管理计划的范围可能很广,但最低限度应包括资源管理、风险管理和沟通管理。

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